Foi de parcurs
generate automat
din WhatsApp

Problema

Firma opera cu 3 șoferi activi și un volum constant de ieșiri zilnice. Pentru fiecare cursă, un angajat completa manual foaia de parcurs — un proces care consuma timp, genera erori și crea întârzieri la plecare.

• 5 minute pierdute per foaie de parcurs, de fiecare dată
• Completare manuală cu risc de erori de transcriere
• Dependență de o singură persoană din birou pentru generare
• Acte fizice greu de găsit și indexat ulterior

Soluția

Am construit un flux complet automatizat pornit direct din WhatsApp — instrumentul pe care șoferii îl foloseau deja zilnic. Nicio aplicație nouă de instalat, nicio schimbare de obicei.

1. 1

   Șoferul trimite mesaj pe WhatsApp

   Datele cursei — destinație, kilometraj, ora — trimise ca mesaj text simplu.

2. 2

   Foaia se generează automat

   Sistemul procesează datele și completează documentul conform formatului legal.

3. 3

   Documentul revine la șofer

   Foaia completată ajunge înapoi pe WhatsApp, gata de semnat și pornit la drum.

4. 4

   Actele se indosariază automat

   Fiecare document e salvat, indexat și accesibil din orice dispozitiv.

Rezultatul

Procesul care dura 5 minute per foaie durează acum câteva secunde. Șoferii nu mai depind de nimeni din birou, nu mai există erori de transcriere, iar toate documentele sunt organizate automat.

Pe cei 3 șoferi ai firmei, economia lunară depășește 5 ore de muncă administrativă — ore care merg acum în activitate productivă.

„Înainte pierdeam timp cu fiecare foaie de parcurs. Acum șoferii trimit un mesaj pe WhatsApp și gata. Nu mai atingem hârtii.”

Administrator · Firmă de transport, Bihor

Tehnologii folosite